Informe de auditoría sobre "Revisión de actas del Concejo Municipal"

CONSIDERACIONES FINALES

Se cumple en esta forma la labor encomendada a la Auditoría Interna, quien mediante los procedimientos adecuados ha logrado determinar, que las actas sujetas al presente análisis, no guardan los requerimientos indispensables a los documentos clasificados como de valor científico - cultural, tal como instruyen las normativas vigentes al respecto.

RECOMENDACIONES

Dando cumplimiento al acuerdo tomado por ese Honorable Concejo Municipal de Curridabat, según artículo 5°, capítulo 3° del acta de la sesión ordinaria N° 76-2007 del 9 de octubre de 2007, se emiten las siguientes recomendaciones:

Al Concejo Municipal

6.1. Valorar la posibilidad de reimprimir los tomos de actas que se muestran inconsistentes con las normativas antes indicadas.

6.2. Aplicar la directriz sobre uso de papel y tinta, para la producción de documentos con valor científico-cultural.

6.3. Instruir la Secretaría Municipal, a efecto de que en lo sucesivo, por ninguna razón, se perforen las hojas, se peguen grapas o clips.

6.4. Delegar en el Archivo Central el envío a empastar los libros de actas a un experto en conservación el que une las hojas mediante cocido y pegado manual.

6.5. De preferencia en una imprenta, mandar a numerar las hojas del libro de actas, en el borde superior derecho, iniciando con el numero 001 consecutivamente hasta 500.

6.6. En el extremo superior derecho, se colocará sobre el número de folio, el sello de legalización de la Auditoría Interna y en esa parte superior en forma centrada únicamente el escudo y nombre de la municipalidad de Curridabat.

6.7. Una vez impresas las actas originales, estas se deben firmar por las personas responsables como lo dicta la Ley; inmediatamente se guardan en una caja especial para documentos libres de ácido, polvo, tachaduras, arrugas, clip, grapas, prensas y todo objeto que pueda afectar su conservación.

6.8. Una vez que se complete el tomo, con actas emitidas y ordenadas cronológica y numéricamente, se debe transferir para empaste al Archivo Central.

6.9. Los documentos originales aprobados no se deben manipular, para evitar que se ensucien, en caso de requerir información de su contenido, se tendrá todo el cuidado al sacar copia o transferirlas para escanearlas y manipularlas como documento electrónico.

6.10. El formato para archivo permanente de las actas debe constar de un libro de 500 folios que consta de hojas tamaño carta, unidas mediante empastado cosido y pegado con sus respectivas cubiertas.

6.11. Cada libro en su lomo deberá rotularse en su carátula con el nombre de la municipalidad, escudo y periodo de la corporación que abarca, se deberá indicar el número de tomo, actas que contiene y fechas extremas.

6.12. Mantener los documentos libres de anotaciones, signos, rayas, material adhesivo, grapas, clips metálicos u otros elementos que los dañen.

AUDITORÍA MUNICIPAL DE CURRIDABAT

Lic. Manuel E. Castillo Oreamuno

Auditor Interno a.i.

Se aprueban las recomendaciones de forma unánime.

Edwin Artavia recomienda que dada la gravedad de los hechos se remita el asunto a la asesoría legal de planta.

Se aprueba de forma unánime.