Reunidos en el Palacio Municipal, el día lunes 14 de enero del 2008 al ser las 15:00 horas en presencia de los siguientes miembros: Edwin Artavia Amador quien preside, Edgar Obregón Rojas, Luis Ulderico Monge Díaz, ausentes la señora Ana María Cambronero Barrantes y el señor Bernal Allen Meneses, se contó además con la presencia del Lic. Marvin Romero Chavarría, Lic. Manuel Castillo Oreamuno y el Lic. Daniel Arce.
Capítulo único.
Artículo 1°
Se conoce Memo 011 S.O 84-2007 el cual dice:
1. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.- Copia de oficio 13807 enviado al Alcalde, Edgar Eduardo Mora Altamirano, donde se comunica que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 34098-H, publicado en La Gaceta Nro. 221, de 16 de noviembre de 2007, se rebajó la transferencia al IFAM; que iba a ser distribuida entre las municipalidades, según la Ley de Presupuesto Extraordinario de la República Nro. 8593, recursos que le daban sustento al aporte incorporado en el presupuesto extraordinario Nro. 3-2007 de esta Municipalidad. Por lo anterior, y tomando en cuenta que en ese decreto se aumentan esos recursos como una transferencia de capital del Gobierno Central, para evitar trámites innecesarios, solicitan corregir la clasificación del recurso como transferencias de capital del gobierno central y reflejarla de esa forma en los registros de la municipalidad, en los informes de ejecución presupuestaria y en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP), por lo que proceden a devolver dicho documento en el SIPP a efecto de que se realicen los ajustes pertinentes y se remita de nuevo, en el citado sistema a esa Contraloría General, en un plazo de 10 días. Además, se señala que según lo expuesto en el punto 1 de la circular 774 de 27 de enero de 1999, no es necesaria la aprobación de esa Contraloría, la incorporación de esos recursos al presupuesto. Se solicita al Alcalde apegarse a lo indicado en el plazo otorgado. Remítase copia a la Comisión de Hacienda y Presupuesto.
RECOMENDACIÓN: Esta Comisión solicita al señor Alcalde ampliar la información enviada por la señor Guiselle Segnini Hurtado en el oficio antes mencionado.
2. Se procede a analizar si el Comité Cantonal de Deportes cumplió con los requisitos manifestados en el informe de la Auditoria AM 05-2007.
Consulta el señor Artavia Amador si ya la auditoría analizó los libros de actas que fueron remitidos a ese departamento por esta comisión con el fin de que verifiquen si están en regla y si el Comité Cantonal de Deportes cumplió con los requisitos que necesitaba para la aprobación del presupuesto ordinario 2008.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno: Indica que el Comité Cantonal de Deportes no ha cumplido , pero a el le parece que lo que se puede hacer es como lo hace la Contraloría, una aprobación parcial del presupuesto, para no condenar al Comité y a los funcionarios que dependen de ese Comité a la carencia de presupuesto.
El señor Artavia Amador pregunta cuales serian los puntos de aprobar y cuales serian de improbar y cuando tendrían ustedes el trabajo ya finalizado.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno indica que ellos presentaron el informe AM 05-2007 y el Comité Cantonal de Deportes objetó las recomendación ahí brindadas, ya que ellos consideran no sé separo lo que era propiamente del presupuesto y lo que eran las debilidades administrativas que eran subsanables, ante eso tendrían que decirles que es cierto que no sé hizo la separación, de lo que son las debilidades administrativas con respecto alas presupuestarias, aún cuando sé hizo la salvedad pero para ellos no valió eso, hay que recordar que existen varias recomendaciones que están emuladas por el departamento financiero, uno de los requisitos con los cuales ellos no están cumpliendo son los libros contables ya que no se abrieron, ni se están llevando de conformidad con los procedimientos de contabilidad aceptados ya que no se están viendo los movimientos de todas )as cuentas en el libro diario y luego los pases correctos en el libro mayor, ellos eso no Ro hicieron, se trato de contactar con !a contadora del Comité pero eso no fue posible, a esta auditoria le parece extraño la forma en que se están llevando los libros ya que una de las recomendaciones fue que ellos vinieran al departamento financiero para que contactaran con la contadora y observaran como se llevan los libros contables en la Municipalidad.
Luis Ulderico Monge Díaz, desea saber si los libros de actas están al día.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno indica que ellos se dieron cuenta que están atrasados un mes a pesar de las recomendaciones dadas por la auditoria, además los miembros de el Comité no enviaron los libros directamente a la auditoria que fue quien los solicito ya que para que se le puedan girar fondos deben de tener los libros y los estados financieros al día, pero ni si quiera a financiero los hicieron llegar sino que los enviaron a la Comisión directamente.
Pregunta el señor Artavia al Lic. Romero a que se deberá que este Comité no saben que deben de trasladar a su departamento toda la información para que sean ustedes los que den el visto bueno, o ustedes hacen los cheques solo por que hay que cumplir, lo más recomendable es que si un empleado no funciona pues prescindir de sus servicios y buscar soluciones, no sé si es pura alcahuetería y al final uno es el malo al no aprobar las cosas, considera que debe de existir un puente entre el Comité Cantonal de Deportes y la Dirección Financiera, para que ellos sean los que analicen toda la contabilidad suministrada por este Comité y ahí Marvin sabrá si gira los fondos o no.
Lic. Marvin Romero Chavarría manifiesta que hace muchos años antes de que la comisión de Hacienda votara un documento pasaba primero por el Departamento Financiero para su debido análisis con el debido acuerdo y luego ellos mis entregaban un oficio en donde se indicaba si estaba bien o no, y de hecho en estos momentos la dirección Financiera no se da ni cuenta cuando este comité envía algún documento.
El regidor Artavia Amador tiene entendido que cuando el Comité necesita dinero lo primero que hacen es solicitarlo al Departamento financiero para que les gire un cheque, si el cheque no trae toda la documentación como le aprueban, como fue el caso de las actas que el señor Daniel Arce quien es el que estaba analizando lo relacionado con este Comité no tuvo la iniciativa de buscarlas, por estas mismas inquietudes es que se atrasan las cosas y los responsables siempre se dice que somos nosotros, pero lo único que sé trata es de agilizar y llevar los procesos como deben de ser.
Lic. Daniel Arce aclara que en varias oportunidades solicitó información sobre estos libros ya que según la señora Felicia del Comité de Deportes ya habían sido entregados, cosa que no era así, fue hasta días después que se hicieron llegar estos libros y ni siquiera a la auditoría que fue la que los solicitó, otro dato importante relacionado con la aprobación y cumplimiento de requisitos es que la auditoria recomienda como lo haría la Contraloría lo que se les puede dar y lo que no de acuerdo a como vayan cumpliendo así se les va girando, ya que ellos tienen gastos y deben de cumplir con planillas y otros gastos y si eso no se les aprueba nos la van a achacar a nosotros.
Lic. Marvin Romero Chavarria considera que en este caso se podría hacer lo que hace la Contraloría con nosotros mismos cuando ellos consideran que hay que contestarles x cosas nos dan cierto tiempo para ir contestando esos asuntos o ir ajustando lo que haya que ajustar pero no detener la función de la Municipalidad, talvez igual se pueda hacer con ellos indicándoles que para el próximo giro deben de cumplir con los requisitos que les faltan en ciertos plazos determinados, y se les aclara que el próximo gira estará sujeto a...
Luis Ulderico Monge Díaz, en una reunión que se sostuvo con Felicia se dijo que las 3 cosas en las que tenían que ponerse al día eran:
1- Los libros contables.
2- Los estados financieros.
3- Los libros de actas.
Lo que desea saber es si ustedes realizaron un informe en donde se diga clara mente en que es lo que se esta fallando, nosotros lo queremos es que las cosas queden en claro, por lo que considera importante que la auditoria en forma escrita nos informen en que aspectos de estos que se mencionaron esta fallando el Comité, esto con el fin de tener algo que a nosotros nos respalde a la hora de tomar cualquier decisión, además desea saber hasta cuando tiene tiempo de aprobar este ordinario.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno, considera que en el informe AM 05-2007 que se presento a este Concejo están muy claras las recomendaciones emitidas por la auditoria en donde dice que instruir a la alcaldía Municipal para que implemente con la mayor brevedad las medidas administrativas que procedan a efectos que la Dirección Financiera de !a Municipalidad ayude de manera efectiva para subsanar las debilidades tantas veces escritas por esta auditoria y que en su defecto el ordenamiento legal establece como un impedimento para que se realice el traslado de recursos que corresponden por ley a ese comité en el tanto no se den las condiciones que son exigibles antes que opcionales, indistintamente si algunas de las siguientes recomendaciones ya se hayan cumplido o no se vuelven a numerar a efecto de que se reverifique un uso continuado en su aplicación por parte de la Dirección Financiera, esta auditoria traslado este informe a quien corresponde, aquí lo que procedía era que el alcalde le trasladara esto al Departamento Financiero para que realizara las recomendaciones pertinentes.
Edgar Obregón Rojas de acuerdo a esto quiere decir que la Dirección financiera no esta teniendo injerencia, sobre las decisiones tomadas por el Concejo.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno, esta de acuerdo con el Lic. Romero de que lo que se ha dado no es motivo para improbar el presupuesto del Comité Cantonal de Deportes, se puede aprobar de forma condicionada en un término de 15 días como lo hace la Contraloría, y tanto el departamento financiero cono la auditoria son vigilantes de que se cumpla lo establecido para poder girarle los fondos necesarios.
El regidor Artavia Amador, solicita que lo manifiesten de forma escrita para que sirva de respaldo para los miembros del Concejo Municipal y no les vayan a echar la culpa de las situaciones que se den, además se convoca en sesión extraordinaria para el próximo lunes 21 de enero al ser las 15:00 horas .
Luis Ulderico Monge Díaz expresa que a el le gustaría acogerse a 1 indicado tanto por el señor Marvin Romero como lo dicho por el señor auditor, que se condicione esa aprobación
Edgar Obregón Rojas desea que se les entregue un informe escrito de cuales serian las partidas más importantes que se puedan aprobar y darles un plazo prudencial para cumplir.
Lic. Manuel Castillo Oreamuno, desea que se sienten las responsabilidades necesarias del atraso ya que las recomendaciones indicadas en el informe dado por la auditoria son muy claras en donde dice instrúyase a la alcaldía y el señor alcalde lo único que ha hecho es cuestionar lo que ahí dice, en lugar de simplemente hacer el traslado al señor Marvin Romero para que Marvin proceda.
El regidor Artavia Amador procede a someter a votación si se aprueba el presupuesto ordinario 2008 del -Comité Cantonal de Deportes una vez conocidos los comentarios verbales tanto de la auditoria como de la Dirección financiera, los que estén de acuerdo en aprobarlo, votan negativamente los señores Obregón Rojas y Artavia Amador, de forma afirmativa el señor Monge Díaz.
Justificación de voto negativo Artavia Amador, vota de forma negativa dado que no se le a dado la respuesta necesaria al informe AM 05-2007 por parte de la alcaldía,
Justificación de voto negativo Obregón Rojas, vota de forma negativa apegándose en su totalidad a los conceptos expresados por los señores auditores y respalda que no se conoce una directriz girada por la alcaldía sobre las recomendaciones del dictamen a que se hizo referencia, también a lo expresado por Don Marvin de que al no haber recibido una directriz el departamento financiero no tiene injerencia con lo que corresponde con el control contable del Comité de Deportes, además su voto es negativo a la espera del dictamen que emitirá la Dirección Financiera sobre todos los particulares de este asunto.
Edwin Artavia Amador
Luis Ulderico Monge Díaz
Edgar Obregón Rojas
Se somete a votación el informe punto por punto.
El primer punto se aprueba con votación de 5 a 2 (Dubilia Mora y Fabio Carvajal en contra).
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