4. Reglamento del centro de información de la Municipalidad de Curridabat, reglamento emitido en el años 2004.

El artículo 1, en su segundo párrafo indica que “... El Centro de Información de la Municipalidad de Curridabat por medio del Archivo Central tendrá a su cargo dictar las políticas archivísticas de la Municipalidad, además de administrar, capturar, procesar, registrar, centralizar, reunir, almacenar, custodiar, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, eliminar, facilitar, difundir y distribuir todos los documentos producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones; utilizados en la gestión administrativa municipal y así apoyar la toma de decisiones, el control, la información a los contribuyentes y a los usuarios en general como la investigación y la cultura”. (subrayado no es del original).
Por su parte el artículo 2 define claramente qué es un documento: “...Para efectos de este reglamento se entiende por: Documento: a todo aquel material escrito, gráfico (mapas, planos, fotografías, diapositivas) audiovisuales (filmes, cintas de vídeo, discos, cintas magnéticas, discos compactos) electrónicos o informáticos (disquetes, discos ópticos, cintas) o legible que posee la información”.
El alcalde indica que eleva el asunto ante el concejo debido a que hay cierta descoordinación en la distribución de la correspondencia con el concejo, y que lo más sano es que se actúe aplicando el reglamento y utilizando el software disponible para darle seguimiento a los acuerdos. Y este asunto se ha utilizado para crear conflictos entre la Administración Municipal y el Concejo.

Lo importante del primer artículo es que el Archivo Central debe ser el vehículo de la comunicación entre la Administración y el Concejo, esto es necesario para que no circulen fuera de registro documentos que actualmente circulan de esa forma, y que haya el debido registro de los documentos., el objetivo es regular la comunicación ni sea arbitraria la acusación a la secretaría ni arbitraria la defensa de la secretaría del concejo.

- Allan Sevilla, indica que los acuerdos del concejos se envían a través del archivo y permanezcan en el sistema, pregunta qué es lo que se quiere.
- Edgar Mora, indica que el reglamento define claramente, qué es lo que es lo que se debe tramitar a través del archivo. Si se cumple con el reglamento se evitarían muchos problemas. Porque permitiría aplicar el software disponible, y en la realidad no hay ninguna herramienta que se aplique para el control, pero sí lo tiene el Archivo.
- Allan Sevilla, explica que hay una serie de limitaciones técnicas para aplicarlo en Secretaría, solicita que se tome en cuenta que hay una empresa que ha solicitado audiencia para proveer un software.
- Edgar mora, indica que ese tipo de problemas se puede solucionar fácilmente.
- Sergio Reyes, pregunta si la Municipalidad tiene capacidad de subir todos los documentos que son públicos a la página web de la Municipalidad.
- Azucena Mora, dice que someterá a votación la solicitud del alcalde. Señala que hay problemas de coordinación a lo interno que hay que solucionar.
- Bernal Allen, dice que el tema es importante, y es necesario saber si la Secretaría del concejo cuenta con todas la herramientas necesarias.
- Dubilia Mora, dice estar preocupada por el acceso a la información, porque se tarda mucho a veces en el trámite de la información.
- Allan Sevilla, responde que los acuerdos se envían al archivo, es necesario aclarar si los documentos que van para las comisiones se envían al archivos.
- Edgar Mora, dice que su propósito tiene que ver con el registro y el seguimiento de acuerdos, los pequeños detalles no son el tema, indica que hay una capacidad instalada que se extraña como si no estuviera, y eso produce problemas. Indica que ya no es necesario votar su solicitud porque el propósito se cumplió que era tener este diálogo, la intención era quitarle a la secretaría la presión. Es necesario darle seguimiento a los acuerdos. Es una ayuda memoria de que este reglamento existe y que se puede usar, si el reglamento se ve de forma negativa, pues no se va a usar, si usa puede ordenar y quitar carga a al secretaría.

Se somete a votación una excitativa para que la Secretaría se alinee a lo establecido en el reglamento. Se traslada a la comisión de asuntos jurídicos.