Oficio del Auditor a.i. sobre Comisión de Festejos Populares

27 de agosto de 2007. AIMC-076/2007
Señor
Concejo Municipal Municipalidad de Curridabat

Estimado señor:

Con referencia al acuerdo tomado por ese Concejo de Curridabat, según Artículo 2°, Capítulo 2°, del acta de la Sesión Ordinaria N° 68-2007, del 14 de agosto de 2007, mediante el cual se pospuso la resolución del informe de Auditoría AM-003-2007 sobre la Comisión de Festejos Populares 2006-2007, en razón de algunos aspectos revelados en el cuerpo de ese informe, que no se anotaron puntualmente en las recomendaciones de Auditoría, se brindan las siguientes aclaraciones, como insumo importante para la formación de la voluntad administrativa en la resolución final del informe que nos ocupa.

Con ese objetivo, es importante recordar que la Contraloría General de la República mediante la resolución N° R-CO-66-2006 del Despacho de la Contralora General de la República, de las diez horas del cuatro de agosto de dos mil seis, resolvió emitir el documento denominado "Manual de operaciones para las comisiones de festejos populares", N° M-1-2006-CO-DFOE, publicado en La Gaceta N° 157 del miércoles 16 de agosto del 2006.

En razón de las potestades conferidas por Ley al Ente Contralor, las normativas contenidas en el indicado manual, son de acatamiento obligatorio para las comisiones de festejos populares y prevalecerá sobre cualquier disposición que en contrario haya emitido o emita la Administración. Su incumplimiento injustificado dará lugar, según corresponda, a las responsabilidades previstas en el capítulo V de la Ley General de Control Interno No. 8292, publicada en La Gaceta del 4 de setiembre de 2002.

Enfocados en lo anterior y consecuentes con la norma 8.1. del referido manual, esta Auditoría Interna logró determinar inconsistencias, según se desprende de su informe AM-003-2007, y otros hechos acaecidos en el seno de la Comisión de Festejos Populares 2006-2007, que se infieren contrarios a lo dispuesto en el Manual de operaciones precitado, tales como:

1) Tesorera de la Comisión de Festejos Populares.

La señora Yolanda Mayela Chaverri Ramos, Tesorera de la Comisión de Festejos Populares, incurrió en lo siguiente:

a) No suscribió la Póliza de Fidelidad de Posiciones.
b) No manejó los fondos de Caja Chica delegando esa función el administrador del campo ferial.
c) No cumplió a cabalidad la función de recaudar y depositar los ingresos de la Comisión, dado que a ese efecto se contrató personal privado.
d) No fiscalizó que los libros de contabilidad se llevaran de la manera dispuesta. e) Se pagaron dietas sin rebajar lo correspondiente al impuesto sobre renta.

Lo antes indicado se muestra en desacuerdo a lo dispuesto en las siguientes normas:

Norma 1.7. Deber del Tesorero de extender garantía

"Previo a que el Tesorero tome posesión de su cargo, deberá rendir la garantía que establece el artículo 6 de la Ley No. 4286, reformada por la Ley No. 8494, de conformidad con el monto y tipo de garantía que a lo interno defina la municipalidad o concejo municipal de distrito para los funcionarios obligados a caucionar según el artículo 13 de la Ley No. 8131 "Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos".

El Tesorero de la Comisión está en deber de suscribir una "Póliza de Fidelidad" a cubrir de su propio peculio, por un valor no menor al 10% del ingreso percibido el año precedente."

Norma 5.2. Apertura de caja chica y responsable de su manejo.

El fondo fijo de caja chica se establecerá mediante cheque que se girará a nombre del Tesorero de la comisión, quien será el responsable de su manejo y velará porque en todo momento haya dinero disponible para la atención de las necesidades urgentes y menores de la comisión. Su remanente se depositará en la cuenta corriente bancaria de la comisión, previo a la liquidación final de ingresos y egresos.

Punto 3.3. del Informe:
En lo pertinente al contrato por servicios de contabilidad, a cargo de María Balbina Chávez, no se justificaría un pago de más en razón de que no se generaron las transacciones esperadas, además de que en la verificación realizada, se determinó incumplimiento al manejo contable estipulado en el ordenamiento 1.8, 6.1 y 6.2. del "Manual de Operaciones para las Comisiones de Festejos Populares".

Norma 1.8. Obligaciones del Contador

El Contador tendrá la obligación de llevar los registros contables exigidos por ley, a saber, Diario general, Mayor e Inventarios, debiendo consignar donde corresponde la respectiva razón de cierre al finalizar su gestión. Asimismo, deberá conciliar mensualmente la cuenta corriente bancaria de la comisión de festejos.

Norma 6.1. Libros contables

La comisión contará con los siguientes libros contables:

a) Un Mayor auxiliar de ingresos que contenga: fecha del registro, nombre de la persona o entidad de la cual proviene el ingreso, número, fecha y monto del comprobante de ingreso y del depósito bancario, un detalle del concepto del ingreso y de las cuentas contables de ingresos afectadas.
b) Un Mayor auxiliar de egresos que contenga un detalle con el número, fecha y monto del cheque girado, un detalle del concepto del gasto y de las cuentas contables de egresos que se afectan.
c) Los libros legales a cargo del Contador de la comisión de festejos, a saber, Diario General, Mayor e Inventarios.

Observación de Auditoría:

En el informe de Auditoría AM-03-2007, se revela un incumplimiento puntual de la Contadora de acuerdo con la norma 1.8. y 6.1. transcritas, por lo que no parece apropiado cancelar los extremos no pagados del contrato.


2) Cancelación de otros contratos y dietas.

Punto 3.3. del Informe:

Con la suspensión de los festejos populares 2006-2007 ordenada por la Sala Constitucional, no se tuvo necesidad de los servicios por el tiempo previsto según obra determinada. En dicho entendido, la razón del contrato dejó de existir por mandato de autoridad superior y no por decisión unilateral de la Comisión de Festejos, quien operó únicamente del 20 de octubre al 17 de noviembre en los previos de la actividad.

En abundamiento, se puede observar que a los contratos a nombre de Luis D. Quirós e Irene Guevara, se les reconoció un mes adicional después de la suspensión, lo que se podría aceptar en la necesidad de realizar el finiquito de las operaciones, no así, el cancelar servicios no prestados, de acuerdo con el criterio externado por el Ente Contralor mediante oficio FOE-SM-0071 del 18 de enero de 2007

Punto 3.4. del Informe:

Pago de dietas.

La Auditoría suministró un desglose de las dietas pendientes, y el eventual rebajo del 15% por Ley de impuesto de renta, que no ha sido rebajado como
corresponde, por lo que en la eventualidad de su pago, se deberá deducir y cancelar únicamente el saldo neto.

Norma 3.1. Finalidad de los gastos

Todos los gastos en que incurra la comisión de festejos, deberán corresponder, guardar relación y ser indispensables para el desarrollo de las actividades para las que fue nombrada dicha comisión.

Observación de Auditoría:

Se aclara que si bien se encuentra justificación para el pago al personal contratado, realizado posterior a la suspensión de la actividad, fundamentado en las razones indicadas, no procede cancelar el saldo adeudado por el monto total del contrato dado que no existió una contraprestación de servicios, siendo un gasto no autorizado de acuerdo con la norma 3.1. antes transcrita. Por su parte, sí parece procedente cancelar las dietas pendientes según detalle suministrado en el informe de auditoría.

2) Responsabilidad de la Junta Directiva de la Comisión de Festejos.

Norma 1.3. Obligaciones de los miembros de las comisiones de festejos populares

Sin perjuicio de lo que establezca el respectivo Concejo Municipal, los miembros de las comisiones de festejos populares tendrán las siguientes obligaciones:

a) La correcta administración de los fondos que se recauden en la realización de los festejos populares, por lo que serán responsables solidariamente del cabal uso de los fondos administrados, además, de garantizar el adecuado funcionamiento de las actividades y eventos relativos a esos festejos populares. Lo anterior con el propósito de obtener el mayor aprovechamiento de los recursos disponibles y alcanzar el máximo monto de utilidades que sea posible. (subrayado no es del original).
b) Cumplir las normas establecidas en el presente Manual, las leyes que rigen la materia y cualquier otra normativa interna emitida por el Concejo que sea complementaria a dicho Manual, así como atender de manera pronta y cumplida los requerimientos de información que reciban del Concejo, la Auditoría Interna o la Contraloría General de la República, en el ejercicio de sus competencias.

Observación de Auditoria:

No se puede soslayar la responsabilidad solidaria que corresponde a los miembros de la junta Directiva de la Comisión de Festejos Populares 2006-2007, ante las situaciones descritas, tal como se instituye en la normativa 1.3. antes anotada.
3. Recomendación.

Se recomienda analizar los hechos resaltados en el presente oficio, a manera de aclaración sobre la responsabilidad inherente de los miembros de la Junta Directiva de la Comisión de Festejos Populares y personal administrativo relacionado, en el sentido de valorar la inconveniencia de un nuevo nombramiento en futuras Comisiones de Festejos Populares, considerando el incumplimiento descrito.

Atentamente

AUDITORÍA MUNICIPAL DE CURRIDABAT
Lic. Manuel E. Castillo Oreamuno Auditor Municipal a.i.