Descargo de la Licda. María Balbina

28 de agosto 2007
Señores
Concejo Municipal Municipalidad de Curridabat Presente.

Estimados señores:

Me dirijo a ustedes en mi calidad de contadora de la Comisión de Festejos Populares 2006 / 2007 con el propósito de hacer algunas observaciones relacionadas al Informe de Auditoría Interna sobre la Comisión de Festejos Populares 2006/2007, en cuanto a la parte contable se refiere; además me refiero a la parte contractual tocante a mi persona.

En el punto 3.6 Registros Contables del mencionado informe, se lee: "La función de Registro y procesamiento de las transacciones de los Festejos Populares 2006/2007, no se realizó de conformidad con la normativa existente." Apunta además dicho informe, que no actué en apego a las directrices y disposiciones existentes en el Manual de Operaciones para las comisiones e intuyo que también en desapego a las normas contables vigentes en lo referente al asentamiento de partidas en los libros legales. Y digo intuyo porque la redacción de este apartado no está clara.

Manifiesto ante el Concejo Municipal, que los asentamientos del Libro Diario, Mayor e Inventarios y Balances, fueron realizados en un medio computarizado. El asentamiento de los registros contables en un medio electrónico, es un procedimiento ya aceptado. Pero además de esto se entregaron a la Auditoría de la Municipalidad un libro Mayor de Egresos y un libro Mayor de Ingresos en donde se asentaron en detalle todos los movimientos generados por las actividades propias de la Comisión. De la misma forma en estos libros se confeccionó el Balance de Situación y el Estado de Resultados. En resumen, los asentamientos si se realizaron, aunque acepto, no se utilizaron los tres libros, que el señor auditor nos recuerda con precisión, pide la normativa.

En cuanto al aspecto contractual, punto 3.3 en la parte que se refiere al contrato por servicios contables, se desdice el señor auditor ya que manifiesta por un lado que no se me cancele pero a la vez dice que si realicé el trabajo. De todos es sabido que si un trabajador ejecuta mal sus funciones el patrono, debe cesarlo. En el caso de los contratos éstos deben rescindirse o bien llegar a un acuerdo entre las partes. Esto no ha ocurrido en mi caso. Yo, hasta el día de hoy no he recibido una comunicación de mi patrono: La comisión de Festejos Populares o en su defecto del Concejo Municipal, de que mi contrato fue rescindido. Por supuesto estoy en conocimiento de que la comisión fue declarada nula pero de mi situación personal o la de los compañeros que también prestaron sus servicios, no se me comunicó nada por escrito.

Se apunta en el informe que no se justifica un pago en razón de que no se generaron las transacciones esperadas. Este punto es ambiguo totalmente; ¿se refiere a que: no se generaron más actividades por parte de la comisión?, ¿se refiere a que no se generaron más registros contables?, ¿se refiere a que la expectativa de registro de transacciones tenía un número?, en fin. Además concluye el párrafo que tampoco merezco mi pago que se hizo una verificación en la que se determina incumplimiento del manejo contable estipulado en el ordenamiento 1.8 que dice:

"El Contador tendrá la obligación de llevar los registros contables exigidos por ley, a saber, Diario general, Mayor e Inventarios, debiendo consignar donde corresponde la respectiva razón de cierre al finalizar su gestión. Asimismo, deberá conciliar mensualmente la cuenta corriente bancaria de la comisión de festejos."

Para lo referente a los libros ya lo explique anteriormente. La conciliación bancaria de la cuenta de la comisión fue realizada en cuanto se me suministraron los saldos bancarios. Para tal efecto diseñé un formato de libro de bancos, presentado en registro computarizado que corresponde al mismo detalle de los movimientos asentados en los Mayores de Ingresos y Egresos respectivamente. Esta información, junto con los mencionados libros está en poder de la Auditoría.

También se señala que incumplí el ordenamiento 6.1 del manual el cual dice al referirse a los libros contables:
La comisión contará con los siguientes libros contables:
a) Un Mayor auxiliar de ingresos que contenga: fecha del registro, nombre de la persona o entidad de la cual proviene el ingreso, número, fecha y monto del comprobante de ingreso y del depósito bancario, un detalle del concepto del ingreso y de las cuentas contables de ingresos afectadas.
b) Un Mayor auxiliar de egresos que contenga un detalle con el número, fecha y monto del cheque girado, un detalle del concepto del gasto y de las cuentas contables de egresos que se afectan.
c) Los libros legales a cargo del Contador de la comisión de festejos, a saber, Diario General, Mayor e Inventarios.

Nada que agregar al respecto; sería totalmente reiterativo.

El último punto que incumplí, y por lo cual no se debe realizar la cancelación de mi contrato según el criterio profesional del señor auditor Manuel Castillo, es el punto 6.2 referente al Registro de Operaciones, el cual dice:

"Para el registro de las operaciones, el Tesorero y el Contador de cada comisión de festejos, deberán elaborar el respectivo detalle de cuentas contables que identifique adecuadamente todos los ingresos y egresos que se originen durante los festejos."

Si bien es cierto que ante el Concejo o ante la Auditoría no se presentó un documento que se nombrara como "Detalle de Cuentas Contables", o "Catálogo Contable" si cumplimos con este aspecto al entregar ante el seno del consejo un presupuesto en el que se desglosan e identifican adecuadamente los ingresos y los egresos. En este documento aparecen segregados los gastos administrativos, los gastos del campo ferial, los gastos por aporte a diferentes instituciones, y los gastos por adquisición de equipo. Los ingresos también se detallan. Solicito por favor se me indique que es lo que falta a este detalle contable para que sea apto en el cumplimiento de esta normativa.

No quiero omitir manifestar que me sorprende el hecho de que con los graves errores que cometí y por los cuales externa el señor auditor que no se me debe cancelar, la auditoría de esta municipalidad utilice el Estado de Resultados que yo preparé para incluirlo en el informe de auditoría interna, con un par de aspectos totalmente novedosos:
1- El registro de la cuenta "Préstamo Municipal", que claramente es una cuenta de Pasivo la auditoria la consigna como B8ajo este mismo concepto de Ingreso registra la cuenta Devolución de Fondo de Caja Chica, movimiento que obedece a la cancelación de una partida de Activo.
2- Anotar como gasto la cuenta "Creación de Fondo de Caja Chica", partida de Balance de la categoría de Activos. Nunca de resultados. Este criterio se inflan los ingresos y los gastos.

Hasta donde alcanzan mis conocimientos y en esto, como colegas, no diferirá don Manuel Castillo, la ecuación contable es la misma para cualquier sector donde de aplique la contabilidad y las cuentas de Balance y de Resultados también son las mismas y obedecen a los mismos principios y normas que no parecen aplicados en la presentación del informe de Ingresos presentado por la Auditoría Municipal. (punto 3.1).

También me llama a la reflexión el hecho de que un incumplimiento contable no sea tema de conclusiones ni de recomendaciones en un informe de auditoría interna. Me preocupaba mucho el hecho de haber podido inducir a error el Concejo Municipal con mis errores. Se oye muy grande la frase "incumplimiento al manejo contable estipulado en el ordenamiento 1.8, 6.1, 6.2 del "Manual de Operaciones para las Comisiones de Festejos Populares". para que luego quede en el olvido.

Solicito al Concejo Municipal, con el debido respeto, que se de la dimensión exacta a los aspectos señalados para que el nombre de los miembros de la Comisión y el mío propio no se vean manchados por este tipo de interpretaciones. Además solicito con la consideración debida al señor Manuel Castillo que se abstenga de hacer los comentarios subjetivos que ha hecho sobre mi labor profesional ya que esto no conduce a nada saludable ni es para crecimiento de ninguna de las partes.

Agradezco mucho la atención que me han brindado y me pongo a la disposición de ustedes,

Atentamente

Licda. María Balbina Chaves
Cédula 1 593 358