Este informe es presentado con la intención de que no se genere una discusión en base a las dudas, y que estas no se transformen en comentarios poco constructivos.
Principales Hallazgos
- Estructura organizativa desequilibrada hacia las actividades administrativas o de apoyo.
- Incremento de personal hacia actividades de apoyo con respecto a actividades estratégicas.
- Duplicidad de Organigrama.
- Falta de aprovechamiento de los estudios realizados por la Dirección General de Servicio Civil.
- Personal nombrado en determinadas unidades ejecutando labores en otras unidades.
- Duplicaciones en la organización municipal ( Dirección Operaciones – Unidad Técnica Gestión -Vial, Cobro Administrativo – Patentes )
- La unidad de Recursos Humanos realiza funciones atípicas como pago de salarios semanal, pago de dietas, becas, reportes mensuales, entre otros.
- Rotación de Coordinadores de Recursos Humanos
- Falta de personal en la Unidad de RRHH.
- Inexistencia de diferentes Manuales como apoyo a la gestión de Recursos Humanos.
- Nombramientos de personal mientras se promueve el concurso interno.
- Nombramientos de personal que no cumple con los requisitos establecidos.
- Nombramientos de personal con exceso de requisitos.
- Recurrencia en el nombramiento de personal a plazo fijo.
- Falta de políticas claras sobre capacitación y formación del personal.
- No existe un programa de capacitación municipal.
- Debilidades en el cálculo de reconocimiento de anualidades.
- Debilidad en los instrumentos y medios para controlar las actividades del personal.
Conclusiones
Aprovechar las herramientas suministradas por le Dirección General de Servicio Civil en el año 2004.
La Administración Municipal debe dotar a la Institución de una mejor forma de Organización, así como las herramientas necesarias para mejorar la administración del recurso humano.
Potenciar al funcionario como el medio mas importante para lograr los objetivos institucionales.
Disposiciones
Dictarse lineamientos claros y específicos y designar puntualmente responsables de ponerlos en práctica. Por lo que se deberá de emitir en forma escrita y comunicarlo formalmente.
Definición de plazos razonables para su realización, para que la administración pueda establecer responsabilidades en caso del no cumplimiento de estas.
El órgano o funcionario responsable deberá realizar las acciones pertinentes para que se cumpla con el plazo otorgado.
El órgano contralor deberá valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan.
Recomendaciones al Alcalde Municipal
Actualizar la estructura organizativa de la Municipalidad de Curridabat con base en un estudio profesional, integral y documentado.
Elaborar para la estructura organizativa que se defina, el Manual de Organización y Funcionamiento que exige el artículo 121 del Código Municipal. (es importante saber que es primero revisar la estructura y luego el manual).
Realizar en un plazo de 3 meses una evaluación sobre las funciones que se desarrollan en la Unidad de Recursos Humanos.
Elaborar en un plazo de 3 meses el Manual de Reclutamiento y Selección de Personal y actualizar Manual de Puestos.
Realizar en un plazo de 6 meses un plan de capacitación para los funcionario municipales.
Establecer en un plazo de 2 meses los procedimientos a seguir en cuanto al pago de salarios y otros reconocimientos.
En un plazo de 3 meses realizar un estudio sobre la incidencia de las finanzas municipales.
Recomendaciones a la Unidad de Recursos Humanos
Realizar en un plazo de 3 meses un estudio de necesidades de recurso humano.
Aplicar de inmediato y debidamente complementado los formularios de Evaluación de Personal, control asistencia y supervisión de campo.
Establecer en el plazo de 3 meses políticas y lineamientos de aplicación práctica para conformar y custodiar los expedientes de personal.
Acciones de la Administración
En el plan anual operativo del período 2008 se propone una nueva estructura organizativa que se ajusta a la necesidad actual.
Se dio inicio con la evaluación de las funciones de la unidad de Recursos Humanos y se están realizando cambios que le permitan mejorar su desempeño y proyección.
Se está trabajando en la búsqueda de una empresa que realice el estudio del Manual de Puestos vigente para ajustarlo a las necesidades reales de la Municipalidad. Así como la elaboración del Manual de Reclutamiento y Selección de Personal.
Se revisó la herramienta de Evaluación del Desempeño del personal y se modificó de tal forma que sirva para elaborar un diagnóstico de necesidades de capacitación institucional.
Se está trabajando con la implementación de un nuevo sistema de pago de salarios y posteriormente dicho proceso se trasladará a la Dirección Financiera bajo la supervisión del Departamento de Contabilidad.
Las necesidades del recurso humano se valoran anualmente junto con la elaboración del Plan Anual Operativo.
Se tomarán las medidas correctivas recomendadas por la Contraloría General de la República en cuanto a Evaluación del Desempeño, control de asistencia y supervisión de campo.
Para el año 2008 se incluyó en el Plan Anual Operativo el proyecto de expediente electrónico para agilizar la búsqueda de documentación del personal activo e inactivo de la Municipalidad.
Explica que el organigrama de la municipalidad es como un cangrejo que tiene un brazo grande y otro pequeño. Actualmente existen tres direcciones. La dirección de operaciones tiene a su cargo la obra pública, regulación urbana, y todos los servicios. La administración financiera tiene a su cargo también una serie de departamentos que no deberían tener nada que ver con sus funciones. El brazo pequeño es la dirección de catastro, que casi no tiene funciones. Cuando se tiene un organigrama como un cangrejo es un problema porque el cangrejo camina para atrás, pero al cangrejo le va bien porque tiene sus ojos viendo para atrás.
Hay una propuesta para mejorar el organigrama de la Municipalidad.
El objetivo es mejorar la prestación de los servicios municipales. Para poder lograrlo se plantea una serie de importantes cambios en la estructura organizativa de la Municipalidad, no se pueden mejorar los servicios mientras existan debilidades como las señaladas.
La fiscalía Tributaria
Hasta el momento la Municipalidad no se había enfocado en el tema de los ingresos, parte clave si se quiere aumentar la cobertura de los servicios y el crecimiento de las obras.
Esta Dirección tendrá bajo su cargo al departamento de patentes, Valoración y censo, Cobro administrativo y la Inspección municipal.
En el caso de la Inspección se duplicará la cantidad de inspectores. Actualmente cuatro inspectores se encargan de hacer esta labor, dos para verificar las patentes, y dos para las construcciones. Lo que se pretende es que todos los inspectores tengan tareas específicas que permitan hacer una inspección eficaz, con una jefatura claramente establecido.
La inspección es lo que produce dinero, donde hay una falta ahí debería estar un inspector, no se trata de solo de una preocupación moral, sino también de una cuestión económica, el que falta paga.
Dirección de Obras de infraestructura
Lo que antes era una enorme Dirección de Operaciones se convertirá en una Dirección encargada del Diseño y Supervisión de Obra Civil y Privada y Municipal, así como la Regulación y Control Constructivo en Curridabat. Con responsables claros, y con la administración del plan regulador.
Con esta concentración de las labores de esta dirección se espera mayor eficacia y eficiencia en la ejecución de las obras de infraestructura dentro del cantón.
Una dirección ambiental
Esta Dirección tendrá bajo su cargo varios servicios, entre los que se incluye: Recolección de Basura, Alcantarillado, Limpieza de Parques, Aseo de Vías y sitios públicos, Protección del medio ambiente, y el Cementerio municipal. Con esta nueva Dirección se espera darle un enfoque más integral al tema ambiental, ya que hasta el momento se había tratado de forma meramente reactiva, con un enfoque totalmente ambiental.
Anteriormente todos los servicios estaban asignados a la Dirección de Operaciones, lo que complicaba su adecuado funcionamiento, ya que este mismo departamento también era el encargado de la ejecución de obras civiles.
Dirección de gestión vial
Esta dirección estará a cargo de todo lo relacionado con calles y caminos, cordón y caño, aceras, la zona verde a la par de la calle, etcétera, es decir con todo el derecho de vía. y absorberá a la Unidad de Gestión Vial. Este cambio ratificaría lo que se da ya en la práctica: las calles son responsabilidad de la Unidad de Gestión Vial.
Dirección Financiera
La dirección Financiera ya no tendrá bajo su cargo departamentos que no tenía nada que ver con sus funciones y estará enfocada al gasto y control del efectivo.
Tendrá bajo su responsabilidad al Departamento de Contabilidad, la Tesorería, el Presupuesto y la Proveeduría Municipal.
Hay otras unidades que seguirían siendo parte del “staff” y dependencias directas de la Alcaldía. La Contraloría de Servicios estaría a cargo del Departamento de Planificación. El objetivo de esto es aprovechar toda la inteligencia estadística que de la Contraloría en el proceso de planificación.
Dentro de los cambios, también se crearía el Departamento de Desarrollo Social y Cultural, que no tendría el rango de Dirección, pero sí tendría bajo su cargo a la Biblioteca, Cultura, Promoción Laboral y la Oficia de la Mujer.
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