Oficio ALCM-O10-2007 de la asesoría legal del concejo

08 de octubre de 2007

Señores
CONCEJO MUNICIPAL CURRIDABAT

La suscrita Asesora Legal de ese Concejo, en referencia a asunto de las Actas municipales, y su negativa por parte del Departamento de Archivo de recibirlas para su custodia, he de indicar:

- Según el Archivo central de la Municipalidad, fueron devueltos cuatro tomos de actas 2006-2007, ya que no cumplen a cabalidad con lo estipulado en la normativa que rige la materia.
- La señora Lidiette Boniche, encargada del Archivo, indica mediante nota dirigida al señor Allan Sevilla, que dichos errores deberán subsanarse, y evitarse para futuras ocasiones.
De conversación sostenida con la señora Boniche por esta asesoría, el asunto fue trasladado mediante copias al Alcalde, Concejo, y al Auditor Municipales.

Según la jerarquía y competencias, el traslado al señor Alcalde se entiende como de simple información, dado que se trata de! Superior de la señora Boniche, y no corresponde al mismo verificar lo acontecido, lo cual no ocurre con las otras dos instancias: Concejo y Auditoría, que son los entes a quien corresponde directamente el conocimiento y la solución de dicho asunto.

En cuanto a la Auditoría Municipal, que es la instancia facultada para revisar dichos Tomos y verificar la forma de entrega según lo indica el Archivo Central, aún no se ha referido mediante informe sobre el particular. Deduce esta asesoría que el señor Auditor ha esperado el traslado expreso de la misma por parte de ese Concejo.

En cuanto al Concejo Municipal, interesado directo, debe solicitar la intervención de la Auditoría a fin de que sea verificado el manejo dado a las Actas, posibles soluciones como por ejemplo solicitar al señor Alcalde proveer de más personal al Departamento de Secretaría, para que en forma temporal o permanente dicha labor fuera ejecutada de la mejor manera posible, o incluso, recomendando a ese Concejo un protocolo de acatamiento obligatorio que fuera seguido a cabalidad, a fin de cumplir con el Reglamento publicado al efecto, u otras muchas más recomendaciones que pudieran coadyuvar en este aspecto.

Con lo anterior, solo intento manifestar que, según !a misma Licenciado Boniche lo indica, los errores cometidos son subsanables y con la finalidad de aceptar su custodia, deberán corregirse los mismos.
Lo que sí resulta rescatable por tratarse de un evidente error de procedimiento, que en su estudio a fondo podría configurarse como desobediencia y negligencia por parte del Secretario municipal, es el hecho de que, si la Licenciada Boniche no se limitó a entregar el original de su nota CIMC-73-2007 al señor Allan Sevilla, sino que entregara también una copia para el Concejo Municipal, éste debió presentarla a dicho Concejo en forma inmediata, lo cual no ocurre sino hasta el día 02 de Octubre en que dicha nota llega a manos de la señora Presidenta por la entrega directa que le hace la Lic. Boniche.

Ello no es un procedimiento normal, y de resultar cierto, el Secretario municipal podría ser objeto de una amonestación o sanción más drástica según lo disponga ese Concejo Municipal, al cual corresponde según expresamente lo indica el artículo 53 del Código Municipal.

Por lo anteriormente expresado, deberá seguirse un procedimiento interno a fin de verificar si realmente se configura dicha acción por parte del Secretario.

Redacción propuesta:

Este Concejo acuerda:
- En virtud de informe CIMC 73-2007 con fecha 17 de setiembre, rendido por la Licencida Lidiette Boniche encargada del Archivo Central de esta Municipalidad, en razón de que fueron devueltos al señor Secretario municipal, cuatro tomos de actas 2006-2007, ya que según su conocimiento, no cumplen los mismos a cabalidad con lo estipulado en la normativa que rige la materia, rechazándose momentáneamente su custodia hasta tanto sean corregidos los errores apuntados en dicho informe, se resuelve:
1- Solicitar al Auditor municipal que, por la naturaleza de los documentos de que se trata, realice una revisión exhaustiva de los mismos, y rinda eventuales recomendaciones a este Concejo sobre las herramientas humanas y materiales idóneas para su correcta manipulación y consignación en adelante.
2- Sean cuales sean las recomendaciones que brinde el señor Auditor, solicitar en forma vehemente al señor Secretario, corregir de inmediato los errores señalados, e informar a este Concejo en el momento en que a dichos Tomos se encuentran debidamente entregados al Archivo Central.
3- Con respecto ala eventual responsabilidad del señor Secretario por la no entrega de documentación dirigida a este Concejo, por constituirse en una falta a sus deberes y obligaciones como funcionado de confianza del mismo, se resuelve:

a- Realizar un traslado de cargos al señor Secretario municipal, Allan Sevilla Mora, a fin de que aporte la prueba necesaria y rinda un informe detallado al Concejo de las razones que tuvo para no tramitar la copia de la nota que expresamente, según indicara la señora Boniche a la Presidencia municipal y a la asesoría legal de este Concejo, le entregara para que así fuera diligenciada.


POR TANTO
- Se traslado este asunto al señor Auditor municipal a fin de que realice una evaluación de los Tomos de Actas que fueran devueltos por la Auditoría, con el objeto de que recomiende sobre los factores que puedan incidir para que en adelante, no se presenten más inconvenientes.
- Se realiza un traslado de cargos al señor Alían Sevilla, Secretario municipal, a fin de que rinda explicaciones sobre el no traslado de la copia a este Concejo, del informe CIMC-73-2007, nota cuyo original fuera dirigida a él mismo con fecha 17 de setiembre, y la cual conociera el Concejo hasta el día 02 de Octubre.

Sin más, muy atentamente,

Licda. Ileana Acuña
Asesora Legal

Se aprueba de forma unánime.